Non che non abbia mai scritto nulla di utile, anzi i miei post sono delle pietre miliari nell’editoria e nel blogging italiano. Post come “Se questo è amore, al tempo dei social” del lontano luglio 2012 ha segnato intiere generazioni di giovini pronti a gettarsi nel fantastico mondo della scrittura creativa :D Ok, scherzavo, adesso divento serio. Se ci riesco.

Organizzazione et ordine, in un lavoro come il mio, sono le colonne portanti dell’efficienza:

se non si è organizzati si lavora poco e male e, soprattutto, si tralasciano le cose: sono del tutto convinto che buona parte del successo in un lavoro come il mio sia dovuto alla precisione e alla capacità di non lasciarsi sfuggire nulla.

Ma la domanda adesso è: ma tu, Rudy, che lavoro fai?

Lo so che in molti di voi se la stanno facendo e quindi tento di rispondere con pochissime parole: ho un’agenzia che si chiama NetPropaganda attraverso la quale facciamo tutto quello che è necessario fare per generare business nel mondo digitale: persone, brand aziende vengono da noi con necessità e obiettivi diversi e noi cerchiamo di accontentarli attraverso tutto quello che la tecnologia della comunicazione moderna mette a disposizione, quindi

ADV (“pubblicità” su Facebook e Google) oppure gestione del personal branding in digitale, uso dei social network, video, formazione, strategia e tutto quello che occorre per avere una “vita digitale” sana e proficua.

In pratica un’azienda che vuole fare business online ma non sa da dove iniziare cosa fa? Vieni da noi.
Oppure, sei una azienda che necessità di formare i propri dipendenti? Vieni da noi.
Oppure organizzi un evento con al centro tecnologia e social media e hai bisogno di qualcuno che  lo possa presentare o che partecipi come relatore? Vieni da noi.

Ora, tutta la parte operativa che concerne lo scrivere contenuti, il preparare la strategia, lo strutturare campagne ADV e il portarle avanti tra Analytics e AdWords la facciamo sempre meno io e il mio socio Skande, semplicemente perché non ne abbiamo più il tempo: siamo sempre più imprenditori e meno operativi, siamo sempre più in giro, sempre più fuori, sempre più appuntamenti, sempre più in aula.

Abbiamo dei ragazzi, o meglio dei professionisti, che ci affiancano quotidianamente (e sono sempre di più) certificati Google, preparatissimi e che sanno per esempio cosa sia una campagna ADV o una fattura o un F24,

che portano avanti quello che noi non ci possiamo più permettere di fare perché in pratica siamo diventati i commerciali di noi stessi, i commerciali di NetPropaganda.
Si perché se non hai una rete commerciale, come noi appunto, devi trovare un modo per vendere i tuoi servizi, per farli conoscere e “portarli in giro”. Ecco, quel modo e quel veicolo siamo noi.

Il presente post nasce da questo commento di Gianluca Fiorelli a questo thread su Facebook:

Rudy, ti invito a scrivere un post su come organizzi il tuo tempo tra lavoro, eventi e blogging. È qualcosa che mi incuriosisce molto, oltre ad essere qualcosa che mi sarebbe utile per confrontarmi e migliorarmi.

Ora, quello che voglio fare è proprio questo, un post in cui spiego come organizzo le mie giornate, cosa faccio per ottimizzare il tempo e come cerco di rimanere al passo con tutto, con le cose da fare e con le evoluzioni del mondo in cui vivo.
Tra l’altro colgo questa occasione per mostrare bene quello che faccio di mestiere e per fare capire a chi non l’avesse capito che non solo lavoro moltissimo ma che lo faccio anche con grande perizia, precisione e dedizione, al contrario di quello che potrebbe trasparire da quello che scrivo.
Diciamo che dietro alla cazzonaggine di Rudy Bandiera c’è molto molto metodo :)

Cerco di dividere il post in fasi della giornata standard e in sezioni organizzative, come “ricordare” oppure “agire” oppure “promuovere”. Ovviamente il post sarà lungo, ma se volete che i clienti vengano a voi senza essere voi a cercare i clienti… allora leggete.

Le giornate in genere sono di due tipi quelle in uffizio e quelle fuori tra formazione, eventi e speech.

Giornate in uffizio

– Calendario

Allora, prima di tutto è fondamentale avere un calendario condiviso (noi usiamo google Calendar), se non tra tutti almeno tra quelli che si spostano sempre. Inoltre, e questo è un problema piuttosto curioso, essendo noi due (io e Skande) i commerciali di NetPropaganda, siamo anche quelli che fanno i contratti, che si accordano sui costi, i prezzi i rimborsi e tutto il resto quindi siamo noi che sappiamo quanto viene richiesto o erogato per ogni servizio. Se questo potrebbe sembrare una cosa da nulla quando si è da soli, non lo è invece se c’è qualcuno che segue l’amministrazione aziendale.
Ecco che allora il calendario condiviso con scritte TUTTE le note riguardanti anche la fatturazione e il lato commerciale, è fondamentale per non diventare pazzi.

– Prime ore della mattina

Dopo la sveglia alle 7.30, la doccia, la colazione con un filoncino al crudo, acqua e caffè si va in uffizio, quando possibile a piedi per ossigenare il cervellone.
Le prime cose che faccio sono guardare la posta (se c’è qualcosa di urgente, ma in genere la guardo anche alla mattina tra la sveglia e la doccia) e poi aprire i social per un primo controllo.
E qua abbiamo la prima chicca, credo: io uso i preferiti di Chrome come un vero e proprio strumento di lavoro senza il quale sarei perduto. In pratica ho una cartella che si chiama “Timeline” nella quale ho tutte le timeline, le home dei social principali.

Quindi apro una finestra nuova nel browser (quella della posta, con le sue eventuali schede, la lascio sempre da sola per non avere distrazioni “sociali”) e apro la cartella dei preferiti in schede: tasto destro – apri tutti i preferiti.

Di fatto ho una finestra con aperti in schede tutti i social: da li faccio il primo controllo. Leggo le notifiche, guardo chi ha scritto cosa, leggo le novità e faccio la prima botta di socialità.

– Blog e creatività

Quando ho esaurito quello che era importante leggere e commentare passo a una delle parti più “faticose” ma anche appassionanti: il mio blog. Non dimentichiamo che il blog è il più importante veicolo di quello che siamo e di quello che sappiamo quindi il più potente et incisivo media che possiamo gestire.
Cerco sempre di trovare spunti interessanti e quando non li trovo dai social che ho appena letto li cerco altrove, nei quotidiani per esempio oppure in cose che mi sono successe e che mi hanno fatto riflettere.
Ho infatti un file nel telefono che si chiama memento e sta in mezzo al desktop, IN MEZZO.

Ovunque io sia o qualunque cosa stia facendo quel file è pronto a raccogliere qualunque mia ispirazione o pensiero. Se sono in giro e mi viene in mente una cosa da scrivere sul blog la segno li e guardando spesso il telefono non me la posso scordare.

Dopo il blog e il post quotidiano si passa a rispondere a tutta la posta (non urgente, a quella urgente ho già risposto) e a fare i preventivi, le riunioni e tutto quello che serve per portare avanti la baracca. Ovviamente tutto questo lavorando sempre a compartimenti stagni e dando un occhio ogni tanto a cosa succede sui social, miei e dei clienti, per vedere se va tutto bene.

– Aggiornarsi e condividere

Una parte del tutto imprescindibile del mio lavoro è l’aggiornamento: non potrei fare quello che faccio senza rimanere al passo, senza stare sul pezzo e restare sempre aggiornato. Non potrei proprio.
Quindi una cosa che faccio TUTTI i giorni è leggere i miei feed che contengono i siti che VOGLIO tenere monitorati e consultare quotidianamente.
Uso Digg reader per farlo e ho sottoscritto un centinaio di siti che voglio leggere. Quelli nella foto sono ovviamente una parte.

Dopo l’aggiornamento viene la condivisione. Tutti i post che ho letto e che mi sono piaciuti li schedulo con Hootsuite: tutti, specie quelli NON miei. Perché faccio questo? Lo spiegavo nel post “Dove fare personal branding?“.

Io uso Twitter TANTISSIMO per condividere contenuti. Di altri, non miei.
Perché lo faccio? Perché se trovo qualcosa di interessante penso che possa interessare anche ad altri e così ottengo due risultati: condivido, facendo si che altri possano godere di qualcosa di utile, e alzo il trust del mio nome. Condivide et impera.
Di fatto, se le persone pensano che dal mio account escano contenuti interessanti, allora saranno interessate anche quando condividerò qualcosa di mio.

– Monitoraggio e priorità

Sempre tra i preferiti di Chrome ho una cartella che si chiama Work, dentro alla quale a sua volta sono presenti delle sotto cartelle che utilizzo per la gestione di tutto, dai social dei clienti fino alle analisi (sentiment, reach o altre cose simili).

Altra cosa molto importante è la gestione delle priorità delle cose. Per capirci, mentre sto facendo quello che vi ho detto continuano a piovere mail (circa 250/300 al giorno) e quindi si deve dare loro una priorità di risposta per NON scordarsene nemmeno una. Per questo il “segna come da leggere” non è sufficiente.
Personalmente ho installato un plugin da Labs in Gmail che mi permette di settare i “preferiti” (la famosa stellina) in colore e con loghi diversi. Ne utilizzo 3: quando metto il bollino rosso so che è alta priorità e che devo rispondere al più presto, verde è nella norma blu è roba che devo tenere li per un po ma non urgente.
Allo stesso modo utilizzo le “attività” di Google per segnare le cose che al volo mi vengono in mente o per sistemare li una mail alla quale rispondere appena possibile.

– Ricordare

Ricordare è la cosa più complicata, utile e necessaria di tutte.
Allora, io utilizzo il file in mezzo al telefono per quando sono in mobilità: “ah, cazzo, devo mandare quella mail a Claudio” lo segno li.
Poi, sul PC in DropBox ho un altro file, che si chiama “estemporaneo”, dove segno le cose che devo ricordare mentre sono al computer. Per esempio scrivo in anticipo il contenuto dei post che pubblicherò sui social (per non uscire con troppe cose ravvicinate ammorbando le genti) o le idee che mi vengono per i suddetti

E’ un file volatile, che cambia in continuazione e che raccoglie le cose estemporanee come idee per post (che segno con un +), testo e contenuto per thread in FB o Google Plus o Twitter, cose che mi hanno colpito e sulle quali devo riflettere.
Per avere un senso compiuto divido le tipologie di contenuto con delle serie di – in modo da non avere un blocco unico con tutto.

– Organizzare al di fuori della posta e dei contenuti

Ovviamente mentre faccio tutto questo, quello che vi ho appena detto, intervallo con delle occhiate sulla finestra di Chrome con i social (ricordate solo di non farlo sempre, lavorare a compartimenti stagni serve a non distrarsi), rispondo al telefono, parlo con gli altri, preparo preventivi, spedisco offerte, contratto e organizzo il calendario (che è incasinato abbbestia).
Quindi anche l’organizzazione dei contenuti da spingere e da ricordare di leggere o di vagliare, è FONDAMENTALE. Per questo mi vengono di nuovo incontro i preferiti del browser dove ho preparato due cartelle che si chiamano Temp e Boost.

In temp ho quello che devo ricordarmi di leggere e vagliare (articoli che mi sono stati segnalati e inviati, articoli che ho trovato online o cose simili) e in boost quelli che devo spingere come ad esempio master ai quali partecipo, eventi e cose simili.

– Incontri e call

Tutti gli appuntamenti, fisici e non, cerco sempre di inserirli al pomeriggio. Per quello che riguarda i “primi appuntamenti” (nulla di sessuale, tranquilli) penso sia sempre bene un incontro telefonico o una call Skype. Questo per conoscersi un po’ e per evitare di incontrarsi perdendo tempo entrambi.
Ci si scrive, in genere, come primo approccio, poi ci si accorda per sentirsi. Si definiscono il lavoro (che sia un lavoro vero e proprio oppure una giornata di formazione non importa, ci sono sempre delle caratteristiche uniche) e si definiscono budget e linee guida. E, molto importante… si sente anche se ci si sta simpatici.
Si perchè io alle vibrazioni ci credo ed è bene sempre lavorare con chi ci fa stare bene, in effetti.

– Nutrirsi

Al contrario di quello che si pensa quando sono in uffizio non mangio quasi mai. In genere mi faccio fuori un po’ di frutta fresca comprata dalle fruttivendole sotto all’uffizio in via Zappaterra, oppure qualcosa di molto leggero e al volo.
Quando sono in sede è tempo PREZIOSISSIMO per fare cose che altrimenti non posso fare mai.

– Tempi e modi

Quindi la mattina è dedicata in modo alternato a mail, preventivi e lavoro “operativo” che faccio io, aggiornamento e condivisione, organizzazione del lavoro e del calendario (parte commerciale) eventuali riunioni. Nel pomeriggio appuntamenti, sia telefonici che di persona.

Il tutto è intervallato SEMPRE dai social: io lavoro con quelli, mi muovo su quelli e quelli sono non solo il mio veicolo ma la mia linfa.

Rispondo a tutti, sempre. E questa è la parte più impegnativa e lunga del mio lavoro.
Oltre alla mail ricevo circa 400/500 notifiche al giorno su Facebook e altrettante su Twitter che sommate alle 250/300 mail fanno qualcosa come 1300 “interazioni” al giorno alle quali guardare. Certo, non devo rispondere a tutto ma a molto si, di certo.
Ecco, molte di queste notifiche sono di persone che chiedono consiglio, aiuto, o il mio parere sulle cose più bizzarre del mondo. Capita spesso, persino, che dei ragazzi o delle ragazze giovani mi chiedano cosa devono fare del loro futuro, se fare l’università e in tal caso quale. Domande esistenziali, spesso, non lavorative.

Ecco, io non sono uno psicologo e tanto meno uno che è in grado di dare consigli di vita, visto come ho condotto la mia, ma a certe domande sento di dovere rispondere perchè se qualcuno ha una tale fiducia in te tu, come minimo, devi farti sentire.
Rispondo anche quando non posso rispondere, rispondendo (scusate il giuoco di parole) che non riesco a rispondere perchè sono in aula o a eventi o cose simili.

Questa cosa si chiama accessibilità, come dice il mio socio, e trovo sia FONDAMENTALE.

L’accessibilità è uno dei segreti dei migliori blogger e opinion leader della rete, osservateli e comprenderete quanto amano e tengano in considerazione il loro pubblico.
Le persone che ci seguono, che ci stimano o che ci criticano meritano la nostra attenzione e una piccola parte del nostro tempo. Se così non fosse, perché avete aperto un profilo pubblico?

Giornate fuori dal santo uffizio

Ecco, qua le cose cambiano e parecchio… il mio file memento si popola di cose da ricordare. Il punto è che se ti arrivano 10 mail che ti richiedono preventivi oppure giornate per della formazione o cose simili non puoi non rispondere e non fare finta di nulla con un lag nella risposta di 24 o 48, non si fa, quindi si ricomincia:

stelline di colore diverso, risposta tipo”non riesco a rispondere in modo esaustivo et articolato adesso perchè sono **** ma domani sarà la prima cosa che faccio” e file memento sempre sotto alle dita.

Ogni momento, quando si è fuori, è il momento giusto per leggere i Whatsapp (me ne arrivano circa 300 al giorno, tra privati e gruppi ai quali ho levato TUTTE le notifiche) e per leggere la posta e tutti i social. Non è mania ma lavoro e serve a NON accumulare troppa roba: non si devono fare scappare le occasioni, non si deve dare il tempo a una situazione di raffreddarsi e non si deve fare aspettare la gente, se possibile.

Altra cosa importantissima, MAI fare pesare agli altri i nostri impegni:

anche se siamo pieni di roba, oberati, incasinati non dobbiamo mai farlo pesare agli altri ammorbandoli o ancora meno cambiando il nostro atteggiamento. Se non riusciamo a gestire gli impegni e il tempo è un problema nostro, non dell’interlocutore (sempre che non sia uno scroccone digitale, ma questo è un altro discorso).

Ecco… direi che ho scritto buona parte di come faccio a organizzare le cose: ovviamente non è tutto, anche perchè scrivendo mi sono accorto che è diventato il post più lungo del mondo, ma è certamente molto di quello che mi serve per organizzare le cose, non perdere nulla e cercare anche di tenere il tempo per qualche birra.

Si perché una cosa molto importante da capire è che non è detto che il tempo che si riesce a risparmiare facendo bene le cose debba essere reinvestito in altro lavoro eh: è anche possibile, anzi consigliato e sano, ritagliarsi belle fettine di tempo per noi.

Noi, che siamo la cosa più importante che abbiamo.